Инструкция по документообороту AHORUS. RU - ФОРУМ ПО ВСЕМУ СПЕКТРУ АДМИНИСТРАТИВНО- ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИДолгожданный шедевр )))По большому счету это просто рыба которую можно дополнить в соответствии со спецификой вашей компании. Это первая редакция, в дальнейшем выложу дополненную версию. Файл для скачивания располагается внизу темы.
Инструкция по документообороту. Приложение к приказу Загрузить. Приложения к инструкции: Приложение . Образец бланка письма университета . Мы расскажем, как организовать документооборот, чтобы документы попадали в. В качестве образца можно использовать такой график.
Инструкция по делопроизводству может способствовать созданию с подраздела «Организация документооборота », в котором отражают следующие в небольших организациях используется журнальная форма регистрации.
Регламент О ведении документооборота Службой секретариата. I. Общие положения.
- Переход на электронный документооборот – оценка преимуществ и недостатков.
- Организация документооборота (оптимального движения готовых документов. Лучше всего закрепить их в инструкции по делопроизводству.
- Образец оформления проекта приказа Руководителя Компании приведен в приложении N
- Инструкция по делопроизводству ДОСААФ. Образец ДОСААФ.docx, 139 Кб, 446 загрузок Добавил(а) Ира 14 февраля 2012, 10:40. Инструкция по документообороту.
- Ликвидации или реорганизации структурного подразделения Организации лицо ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения в период
- Настоящее положение о документообороте разработано и утверждено для применения в (наименование организации) (далее - Положение и Организация).
- Инструкция по делопроизводству может способствовать созданию.
Регламент по ведению документооборота службой секретариата (далее - Регламент) устанавливает общие требования к функционированию службы секретариата, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Службе. Регламент разработан в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в Компании возлагаются на руководителя Службы секретариата (далее Служба секретариата). Руководитель Службы секретариата Компании определяет ответственных за ведение делопроизводства в Службе секретариата и в секторах структурных подразделений, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, осуществляют ознакомление работников служб с нормативными и методическими документами. Служба секретариата организует и ведет документооборот на основе Положения о службе секретариата, должностных инструкций, правил и приказов, утвержденных генеральным директором (далее – Руководитель) ГК «Отис» (далее – Компания), и настоящего Регламента. Положения данного Регламента распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Ответственные за ведение делопроизводства несут персональную ответственность за выполнение требований Регламента, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывают руководителю структурного подразделения и сообщают руководителю Службы секретариата Компании. Права, обязанности ответственного за ведение делопроизводства Компании определяются должностными инструкциями. Правила работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию, установлены в Регламенте (Положении) о порядке обращения с документами, содержащими конфиденциальную информацию в Компании, утвержденном приказом Руководителя от «. Правила подготовки и оформления документов. Подготовка и оформление документовдля утверждения Руководителем Компании. Подготовка и оформление документов и/или проектов документов (ПРИКАЗОВ и РАСПОРЯЖЕНИЙ) для утверждения Руководителя Компании производится службой секретариата в соответствии с письменным или устным распоряжением Руководителя, а также руководителями структурных подразделений Компании, с последующей передачей в службу секретариата для осуществления контроля за правильностью их оформления.
В соответствии с действующим законодательством в Компании создаются следующие документы: приказы (распоряжения); инструкции; договоры (контракты); акты; протоколы; письма; должностные инструкции; документы по личному составу; и другие. Документы и/или проекты документов и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги А4 (2.
X 2. 97). Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле - 2,7. При оформлении документа и/или проекта документа на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см. Документы и/или проекты документов имеют следующие реквизиты: наименование вида документа (Приказ Руководителя Компании или распоряжение Руководителя Компании), заголовок и текст. Заголовок печатается на расстоянии не менее 5 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом.
Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. В отдельных приказах или распоряжениях Руководителя Компании заголовок может отсутствовать. Текст отделяется от заголовка дополнительным интервалом. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,2.
Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в приказе и распоряжении - распорядительную часть). Преамбула в приказах Руководителя Компании завершается словом . Инициал имени, отчества и фамилия Руководителя Компании печатаются у правой границы текстового поля. Дата проставляется после подписания документа, оформляется словесно- цифровым способом и отделяется от реквизита . Печатается от левой границы текстового поля. Номер проставляется после подписания документа, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от реквизита .
Приложения визируются руководителем структурного подразделения, внесшего проект. Если в тексте дается ссылка . Все составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений, они нумеруются. Например: ПРИЛОЖЕНИЕ N 1к Приказу N Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов.
Длина черты составляет 2- 3 см. При наличии в тексте документа (приказа или распоряжения) формулировки . N 1. 56. Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.
Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано в разрядку (П О Л О Ж Е Н И Е, П Е Р Е Ч Е Н Ь, С П И С О К и т. Заголовок приложения отделяется от даты и номера дополнительным интервалом. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится.
Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице. Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы.
В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок. В положениях, программах, регламентах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте проекта приказа (распоряжения) Руководителя Компании. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1. Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.
Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта приказа (распоряжения) в нижней его части.
На приложениях к проектам приказов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения. Образец оформления проекта приказа Руководителя Компании приведен в приложении N . Бланки документов 2. Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (2.
А5 (1. 48 х 2. 10 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля: 2.
В службе секретариата применяются следующие бланки: общий бланк Компании бланк приказа бланк распоряжения бланк проект приказа бланк проекта распоряжения бланк протокола бланк письма бланк служебной записки бланк докладной записки. Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центровано (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флангово (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов). Состав видов и формы бланков, применяемых в службе секретариата, утверждаются Руководителем Компании.
Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) Руководителя Компании. Образцы бланков приведены в Приложениях N 1. Оформление реквизитов в процессе подготовкидокументов 2. Наименование вида документа.
Наименование вида документа, создаваемого службой секретариата, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Дата документа. Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события зафиксированного в документе (протокол, акт).
Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.